DESAIN SISTEM TERINCI

DESAIN OUTPUT TERINCI

DESAIN OUTPUT TERINCI  

          Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah untuk output berbentuk laporan dimedia kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Bentuk Laporan   

          Bentuk laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan berrbentuk grafik atau bagan.

1.Laporan berbentuk table

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.

a)      NOTICE REPORT

       Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus.Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh Notice Report sebagai berikut  :

PT. SEGAR BUGAR

LAPORAN PENJUALAN

MENURUT JENIS BARANG

BULAN DESEMBER 2008

Daerah Penjualan	% Penurunan
Jakarta	10,00 %
Bogor	45,00 %
Depok	12,50 %

b)   EQUIPOISED REPORT

       Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal betentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan.

Contoh dari equipoised report adalah sebagai berikut  :

PT. SEGAR BUGAR

LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR BARU

DAERAH KRAMAT JATI

UNTUK TAHUN FISKAL 2008

	KEADAAN PASAR
	BURUK			BAIK
Penjualan	Rp	1.000.000		Rp	1.000.000
Harga Pokok Penjualan	Rp	600.000	_	Rp	600.000	_
Laba Kotor	Rp	400.000		Rp	400.000
Biaya Penjualan	Rp	300.000		Rp	350.000
Biaya Administrasi	Rp	325.000	_	Rp	150.000	_
Laba (Rugi)	Rp	(25.000)		Rp	200.000

c)    VARIANCE REPORT

       Macam laporan ini menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari variance report adalah sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR

LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN

BULAN MARET 2008

BARANG DIBELI	UNIT DIBELI	HARGA SESUNGGUHNYA	HARGA STANDAR	SELISIH HARGA	TUTAL SELISIH
IBM PC XT	10	1.200.000	1.050.000	150.000	1.500.000	R
Monitor Colour	8	415.000	365.000	50.000	400.000	R
Hard Disk 512 MB	5	595.000	625.000	30.000	150.000	L
TOTAL				170.000	1.750.000	R

d)   COMPARATIVE REPORT

          Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan laba/rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari  Comparative Report adalah sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR

NERACA

31 DESEMBER 2008

(DALAM RIBUAN RUPIAH)

AKTIVA	31-12-2007	31-12-2008	SELISIH
Aktiva Lancar	45.000	75.000	30.000	66,67 %
Aktiva Tetap	155.000	225.000	70.000	45,16 %
Total Aktiva	200.000	300.000	100.000	50,00 %
Passiva
Hutang Lancar	10.000	15.000	5.000	50,00 %
Hutang jangka Panjang	37.500	30.000	(7.500)	(20,00)%
Modal Saham	130.000	200.000	70.000	53,85 %
Laba Ditahan	22.500	55.000	32.500	144,44 %
Total Pasiva	200.000	300.000	100.000	50,00 %

2.Laporan berbentuk grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagian garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).

a.Bagan Batang (bar chart )

b.BaganGaris (line chart )

c.Bagan Pastel (pie chart )

3.Laporan berbentuk bagan

     Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.Nilai-nilai dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun batang-batang horizontal.

Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

v   Baik untuk perbandingan

v   Dapat menunjukkan nilai dengan tepat

v   Mudah dimengerti

Kelemahannya :

v   Terbatas hanya pada satu titik saja

v   Spasi dapat menyesatkan

BAGAN BARIS

Pada bagian baris (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva.

Bagian garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :

v   Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik

v   Dapat menunjukkan beberapa titik

v   Tingkat kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.

v   Mudah dimengerti

Kelemahannya :

v   Bila terlalu banyak garis atau kurva ( lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit

v   Hanya terbatas pada 2 dimensi

v   Spasi dapat menyesatkan

BAGAN PASTEL

Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut :

v   Baik untuk perbandingansebagian dari keseluruhannya

v   Mudah dimengerti

Kelemahannya :

v   Penggunaannya terbatas

v   Ketepatannya Kurang

v   Tidak dapat menunjukkan hubungan bebapa titik

v   Mudah dimengerti

Pedoman Desain Laporan

Berikut ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan suatu laporan.

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:

1. Judul laporan.
2. Tubuh laporan.
3. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.

2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan, sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” atau “-”.
8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi.
16. Laporan harus berguna.

17.  Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

Alat – alat Desain Output terinci

Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut :

1.            Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer.

2.            Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.

Mengatur Tata Letak isi output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami  dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer.

Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output.

Berikut ini merupakan penjelasan cara penggambaran di bagan tata letak printer.

1. Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya.
2. Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.
3. Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit-mask. 
4.  Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagian tata letak printer.

Penjelasan data di kamus data ouput

Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan programmer  didalam membuat program. Pprogrammer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data, arus data dan desain tata letak dibagian tata letak printer.

Desain input terinci

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari infromarsi adalah

data yang terjadi dari transaksi-transaksi. Sampah yang masuk sampah yang keluar (garbage in

garbage out). Oleh karena itu desain input harus benar-benar menerima input bukan sampah.

Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama

kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat

salah bahkan kurang atau berlebihan.

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture)

data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input

ke sistem informasi untuk diolah.  Dokumen dasar dapat membantu di dalam penanganan arus data

sebagai berikut :

a. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.

b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.

c. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu

   di dalam dokumen dasarnya.

d. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir tersebut

   dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang membutuhkannya.

e. Dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat

   berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan).

f. Dapat sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file data di komputer.

   Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik.

Berikut merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, antara lain :

a. Kertas yang digunakan, pertimbangan

   · Lamanya dokumen dasar disimpan.

   · Penampilan dokumen dasar.

   · Banyaknya dokumen dasar yang ditangani.

   · Bagaimana menanganinya : secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa.

   · Lingkunga sekitarnya : berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam.

   · Metode pengisian dokumen dasar : ditulis tangan atau dicetak.

   · Keamanan terhadap pudarnya data yang dicatat.

b. Ukuran kertas dari dokumen dasar.(gunakan ukuran standar umum/kelipatan).

c. Warna yang digunakan (untuk mudah dibaca).

d. Judul dokumen dasar (menunjukkan jenis dan kegunaan dokumen).

e. Nomor dokumen dasar (menunjukkan sumber dan jenis sumber data).

f. Nomor urut dokumen dasar (untuk pelacakan pemeriksaan dan pengarsipan).

g. Nomor dan jumlah halaman.

h. Pembagian area (area judul, halaman, kontrol, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi dan area nomer)..

i. Caption (siapa yang harus mengisi dan data apa yang diisikan).

j. Instruksi didalam dokumen dasar (jelas, supaya pengisi tidak banyak bertanya/paham).

k. Jendela di amplop (sehingga mengurangi penulisan ulang).

l. Jumlah tembusan (seefisien dan seefektif mungkin).

Cara-cara untuk mengurangi jumlah masukan :

1. Menggunakan kode.

2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan.

3. Jam dan tanggal diambilkan dari sistem.

4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem.

Petunjuk pembuatan kode :

1. Harus mudah diingat, unik, fleksibel, efisien, konsisten.

2. Harus distandarisasi.

3. Spasi dan karakter mirip dihindari (O,0.I,1,Z,2,S,5,V,U).

4. Panjang kode harus sama.

Tipe dari kode :

1. Kode mnemonik.

   Dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian dari item yang akan mewakili dengan

   kode ini. (P untuk Pria, W untuk Wanita, YG untuk Yogyakarta).

2. Kode urut / kode seri.

   Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

   Contoh :

   001 Kas.

   002 Piutang dagang

   003 Persediaan produk selesai

   004 Persediaan produk dalam proses

   005 Persediaan bahan baku

   Kebaikannya :

   a. Sangat sederhana.

   b. Mudah diterapkan.

   c. Kode pendek tetapi unik.

   d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.

   e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relaitf, sehingga nomor record

      dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.

   f. Baik untuk pengendalia, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.

   Kelemahannya :

   a. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.

   b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya

      berdasarkan urutannya saja.

   c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

3. Kode blok.

   Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok (range) tertentu yang mencerminkan satu

   klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

   Contoh :

   Blok               Kelompok

   1000 - 1999   Aktiva lancar

   2000 - 2499  Aktiva tetap

   2500 - 3000  Hutang lancar

   Kebaikannya :

   a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu.

   b. Mudah diperluas.

   c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian.

   d. Proses pembuata laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karean tiap-tiap

      kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.

   Kelemahannya :

   a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang.

   b. Kurang mudah diingat.

4. Kode group.

   Merupakan kode yang berdasarkan field-field (posisi ke-) dan taip-tiap field kode mempunyai

   arti. Contoh 2 digit dari kiri menunjukkan tahun angkatan, 1 digit selanjutnya menunjukkan

   program studi yang diambil da5 digit berikutnya menunjukkan nomor induk mahasiswa.

   Kebaikannya :

   a. Nilai dari kode mempunyai arti.

   b. Mudah diperluas.

   c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian.

   d. Dapat menunjukkan panjang dari data.

   Kelemahannya :

   a. Kode dapat menjadi panjang.

5. Kode desimal.

   Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan

   angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok

DESAIN DATABASE TERINCI.

Yaitu desain keperluan database secara rinci yang meliput penggunaan file-file dalam suatu sitem informasi.

Adapaun untuk desain database ini bisa menggunakan teknik : Normalisasi maupun Diagram Entity Relatinship (DER) dan dilengkapi dengan Penjelasan Data di dalam Kamus Data File.