........ ( Berjalan seiring waktu )
R, ( R yang berarti nama seseorang )
I^I^I^I^I^I^
UNIVERSITAS GUNADARMA
Kamis, 21 November 2013
Sabtu, 02 November 2013
DESAIN SISTEM TERINCI
DESAIN OUTPUT TERINCI
DESAIN
OUTPUT TERINCI
Pada
tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk
menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas
adalah untuk output berbentuk laporan dimedia kertas. Desain output di media
lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.
Bentuk
Laporan
Bentuk
laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan
adalah dalam bentuk table dan berrbentuk grafik atau bagan.
1.Laporan berbentuk table
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk
table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.
a)
NOTICE REPORT
Merupakan bentuk laporan yang memerlukan
perhatian khusus.Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas,
karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan
jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh Notice Report sebagai berikut
:
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN PENJUALAN
MENURUT JENIS BARANG
BULAN DESEMBER 2008
Daerah Penjualan
|
% Penurunan
|
Jakarta
|
10,00 %
|
Bogor
|
45,00 %
|
Depok
|
12,50 %
|
b) EQUIPOISED REPORT
Isi
dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan
disajikannya informasi yang berisi hal-hal betentangan, maka dapat disajikan
sebagai dasar didalam pengambilan keputusan.
Contoh dari equipoised report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR
BUGAR
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR BARU
DAERAH KRAMAT JATI
UNTUK TAHUN
FISKAL 2008
KEADAAN
PASAR
|
||||||
BURUK
|
BAIK
|
|||||
Penjualan
|
Rp
|
1.000.000
|
Rp
|
1.000.000
|
||
Harga Pokok Penjualan
|
Rp
|
600.000
|
_
|
Rp
|
600.000
|
_
|
Laba Kotor
|
Rp
|
400.000
|
Rp
|
400.000
|
||
Biaya Penjualan
|
Rp
|
300.000
|
Rp
|
350.000
|
||
Biaya Administrasi
|
Rp
|
325.000
|
_
|
Rp
|
150.000
|
_
|
Laba (Rugi)
|
Rp
|
(25.000)
|
Rp
|
200.000
|
||
c) VARIANCE
REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih
(Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau
sesungguhnya. Contoh dari variance report
adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN
BULAN MARET 2008
BARANG DIBELI
|
UNIT DIBELI
|
HARGA SESUNGGUHNYA
|
HARGA STANDAR
|
SELISIH HARGA
|
TUTAL SELISIH
|
|
IBM PC XT
|
10
|
1.200.000
|
1.050.000
|
150.000
|
1.500.000
|
R
|
Monitor Colour
|
8
|
415.000
|
365.000
|
50.000
|
400.000
|
R
|
Hard Disk 512 MB
|
5
|
595.000
|
625.000
|
30.000
|
150.000
|
L
|
TOTAL
|
170.000
|
1.750.000
|
R
|
d) COMPARATIVE REPORT
Isi laporan
ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada
laporan laba/rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai-nilai elemen
tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari Comparative
Report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
NERACA
31 DESEMBER 2008
(DALAM RIBUAN RUPIAH)
AKTIVA
|
31-12-2007
|
31-12-2008
|
SELISIH
|
|
Aktiva Lancar
|
45.000
|
75.000
|
30.000
|
66,67 %
|
Aktiva Tetap
|
155.000
|
225.000
|
70.000
|
45,16 %
|
Total Aktiva
|
200.000
|
300.000
|
100.000
|
50,00 %
|
Passiva
|
||||
Hutang Lancar
|
10.000
|
15.000
|
5.000
|
50,00 %
|
Hutang jangka Panjang
|
37.500
|
30.000
|
(7.500)
|
(20,00)%
|
Modal Saham
|
130.000
|
200.000
|
70.000
|
53,85 %
|
Laba Ditahan
|
22.500
|
55.000
|
32.500
|
144,44 %
|
Total Pasiva
|
200.000
|
300.000
|
100.000
|
50,00 %
|
2.Laporan berbentuk grafik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat
diklasifikasikan diantaranya sebagai bagian garis (line chart), bagan batang
(bar chart) dan bagan pastel (pie chart).
a.Bagan Batang (bar chart )
|
b.BaganGaris (line chart )
|
c.Bagan Pastel (pie chart )
|
3.Laporan berbentuk bagan
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang
berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.Nilai-nilai
dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical
ataupun batang-batang horizontal.
Kebaikan
dari bagan batang adalah sebagai berikut :
v Baik untuk perbandingan
v Dapat menunjukkan nilai dengan tepat
v Mudah dimengerti
Kelemahannya :
v Terbatas hanya pada satu titik saja
v Spasi dapat menyesatkan
BAGAN BARIS
Pada bagian baris (line chart), variasi dari data
ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva.
Bagian garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :
v Dapat menunjukkan hubungan antara
nilai dengan baik
v Dapat menunjukkan beberapa titik
v Tingkat kecepatannya dapat diatur
sesuai dengan skalanya.
v Mudah dimengerti
Kelemahannya :
v Bila terlalu banyak garis atau
kurva ( lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit
v Hanya terbatas pada 2 dimensi
v Spasi dapat menyesatkan
BAGAN PASTEL
Bagan Pastel (Pie
Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel
(pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut :
v Baik untuk perbandingansebagian dari keseluruhannya
v Mudah dimengerti
Kelemahannya :
v Penggunaannya terbatas
v Ketepatannya Kurang
v Tidak dapat menunjukkan hubungan
bebapa titik
v Mudah dimengerti
Pedoman
Desain Laporan
Berikut ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan
suatu laporan.
- Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:
- Judul laporan.
- Tubuh laporan.
- Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.
- Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
- Untuk tiap-tiap batas tepi laporan, sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
- Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
- Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.
- Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit untuk dimengerti.
- Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” atau “-”.
- Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
- Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
- Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
- Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
- Laporan harus sederhana tetapi jelas.
- Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
- Isi laporan harus akurat.
- Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi.
- Laporan harus berguna.
17. Biaya pembuatan laporan harus
dipertimbangkan.
Alat – alat
Desain Output terinci
Dua buah alat
desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai
berikut :
1.
Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu
bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer.
2.
Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data. Kamus data
output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan
disajikan dilaporan.
Mengatur
Tata Letak isi output
Pengaturan
isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk
dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata
letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik
bagi pemakai sistem maupun bagi programmer.
Bagi pemakai
sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai
dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer
akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang
diinginkan. Programmer membutuhkan
desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus
disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak
diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output.
Berikut ini merupakan penjelasan cara penggambaran di
bagan tata letak printer.
- Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya.
- Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.
- Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit-mask.
- Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagian tata letak printer.
Penjelasan data di kamus data ouput
Desain
output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan programmer didalam membuat program. Pprogrammer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang
isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus
data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data, arus data dan
desain tata letak dibagian tata letak printer.
Desain input terinci
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses
informasi. Bahan mentah dari infromarsi adalah
data yang terjadi dari transaksi-transaksi. Sampah
yang masuk sampah yang keluar (garbage in
garbage out). Oleh karena itu desain input harus
benar-benar menerima input bukan sampah.
Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar
sebagai penangkap input yang pertama
kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik,
kemungkinan input yang tercatat dapat
salah bahkan kurang atau berlebihan.
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir
yang digunakan untuk menangkap (capture)
data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen
dasar kemudian dimasukkan sebagai input
ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar dapat membantu di dalam
penanganan arus data
sebagai berikut :
a. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus
dikumpulkan dan ditangkap.
b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan
akurat.
c. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data
yang dibutuhkan disebutkan satu persatu
di dalam
dokumen dasarnya.
d. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena
sejumlah tembusan dari formulir tersebut
dapat
diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang
membutuhkannya.
e. Dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu
transaksi yang sah, sehingga sangat
berguna untuk
audit trail (pelacakan pemeriksaan).
f. Dapat sebagai cadangan atau pelindung (back up)
dari file-file data di komputer.
Untuk
mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik.
Berikut merupakan petunjuk-petunjuk di dalam
perancangan dokumen dasar yang baik, antara lain :
a. Kertas yang digunakan, pertimbangan
· Lamanya
dokumen dasar disimpan.
· Penampilan
dokumen dasar.
· Banyaknya
dokumen dasar yang ditangani.
· Bagaimana
menanganinya : secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa.
· Lingkunga
sekitarnya : berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam.
· Metode
pengisian dokumen dasar : ditulis tangan atau dicetak.
· Keamanan
terhadap pudarnya data yang dicatat.
b. Ukuran kertas dari dokumen dasar.(gunakan ukuran
standar umum/kelipatan).
c. Warna yang digunakan (untuk mudah dibaca).
d. Judul dokumen dasar (menunjukkan jenis dan kegunaan
dokumen).
e. Nomor dokumen dasar (menunjukkan sumber dan jenis
sumber data).
f. Nomor urut dokumen dasar (untuk pelacakan
pemeriksaan dan pengarsipan).
g. Nomor dan jumlah halaman.
h. Pembagian area (area judul, halaman, kontrol,
organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi dan area nomer)..
i. Caption (siapa yang harus mengisi dan data apa yang
diisikan).
j. Instruksi didalam dokumen dasar (jelas, supaya
pengisi tidak banyak bertanya/paham).
k. Jendela di amplop (sehingga mengurangi penulisan
ulang).
l. Jumlah tembusan (seefisien dan seefektif mungkin).
Cara-cara untuk mengurangi jumlah masukan :
1. Menggunakan kode.
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk
acuan.
3. Jam dan tanggal diambilkan dari sistem.
4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem.
Petunjuk pembuatan kode :
1. Harus mudah diingat, unik, fleksibel, efisien,
konsisten.
2. Harus distandarisasi.
3. Spasi dan karakter mirip dihindari
(O,0.I,1,Z,2,S,5,V,U).
4. Panjang kode harus sama.
Tipe dari kode :
1. Kode mnemonik.
Dibuat dengan
dasar singkatan atau mengambil sebagian dari item yang akan mewakili dengan
kode ini. (P
untuk Pria, W untuk Wanita, YG untuk Yogyakarta).
2. Kode urut / kode seri.
Merupakan
kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
Contoh :
001 Kas.
002 Piutang
dagang
003
Persediaan produk selesai
004
Persediaan produk dalam proses
005
Persediaan bahan baku
Kebaikannya :
a. Sangat
sederhana.
b. Mudah
diterapkan.
c. Kode
pendek tetapi unik.
d. Mudah
dicari bila kodenya sudah diketahui.
e. Cocok
untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relaitf, sehingga nomor
record
dapat sama
dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.
f. Baik untuk
pengendalia, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.
Kelemahannya
:
a. Penambahan
kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.
b. Tidak
mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya
berdasarkan urutannya saja.
c. Tidak
fleksibel bila terjadi perubahan kode.
3. Kode blok.
Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok (range) tertentu yang
mencerminkan satu
klasifikasi
tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Contoh :
Blok Kelompok
1000 - 1999 Aktiva lancar
2000 - 2499 Aktiva tetap
2500 - 3000 Hutang lancar
Kebaikannya :
a. Nilai dari
kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu.
b. Mudah
diperluas.
c. Kode dapat
ditambah atau dibuang sebagian.
d. Proses
pembuata laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karean tiap-tiap
kelompok
rekening dapat diketahui dari blok kodenya.
Kelemahannya
:
a. Panjang
kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang.
b. Kurang
mudah diingat.
4. Kode group.
Merupakan
kode yang berdasarkan field-field (posisi ke-) dan taip-tiap field kode
mempunyai
arti. Contoh
2 digit dari kiri menunjukkan tahun angkatan, 1 digit selanjutnya menunjukkan
program studi
yang diambil da5 digit berikutnya menunjukkan nomor induk mahasiswa.
Kebaikannya :
a. Nilai dari
kode mempunyai arti.
b. Mudah
diperluas.
c. Dapat
ditambah atau dibuang sebagian.
d. Dapat
menunjukkan panjang dari data.
Kelemahannya
:
a. Kode dapat
menjadi panjang.
5. Kode desimal.
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari
angka 0 sampai dengan
angka 9 atau
dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok
DESAIN DATABASE TERINCI.
Yaitu desain
keperluan database secara rinci yang meliput penggunaan file-file dalam suatu
sitem informasi.
Adapaun
untuk desain database ini bisa menggunakan teknik : Normalisasi maupun Diagram
Entity Relatinship (DER) dan dilengkapi dengan Penjelasan Data di dalam Kamus
Data File.
Langganan:
Postingan (Atom)